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提案文書の模範例
意思決定者の問いに、結論ファーストで答える提案文書の例。
目次
- 対話の流れ（例）
- 例0：Before / After（上流を埋める効果）
- メンツを守る言い換え（NG / OK）
- 例1：在宅勤務を週2日に増やす
- 例2：採用管理ツールの導入（他ツール比較あり）
- 例3：ノー残業デーの導入
対話の流れ（例）
ユーザーが雑に投げ、AIが1問ずつ推奨案つきで材料を引き出す。
ユーザー：定例会議を減らしたい AI：①は「定例会議を減らす」ですね。②決めるのは誰ですか？ チームの定例なら直属の部長が承認者になりがちです。これでいいですか？ ユーザー：部長です AI：③部長の頭の中の問いは「どの会議か／何がよくなるか／自分は何をすればいいか」が刺さります。この3つに答える形でOKですか？ ユーザー：OK AI：④根拠になる数字はありますか？（なければ体験談でも可） ユーザー：週7本・12時間、直近は7人中2人しか発言していない AI：十分です。提案文書を作ります。
材料が揃うと、下の「例0：After」のような文書が出力される。
例0：Before / After（上流を埋める効果）
同じ「定例会議を減らしたい」でも、上流（誰に・相手の問い・何を言い切るか）を埋めるかどうかで結果が変わる。
Before（AIに丸投げ・上流が空っぽ）
お疲れ様です。会議運営の効率化についてご提案がございます。
最近、会議時間の増加が生産性低下の要因として指摘されています。
つきましては、定例会議の頻度の見直しをご検討いただけますと幸いです。
丁寧だが、どの会議か・何がよくなるか・何をしてほしいかに答えていない。意思決定者は「それで？」となる。
After（上流を埋めてから書く）
【提案】報告だけの定例会議3本を隔週にして、浮いた月6時間を提案準備に充てます。ご承認をお願いします。
◎ 現状の課題
定例会議は週7本・延べ12時間。うち報告だけの3本が週3時間を占める。
直近の会議では発言者が7人中2人だった。
◎ 提案する理由
報告だけの会議は資料の前日共有で代替できる。議論のある会議は残す。
◎ リスクと対策
共有漏れを防ぐため、資料は前日17:00までに投稿するルールにする。
メンツを守る言い換え（NG / OK）
同じ提案でも、過去を否定する書き方は通りにくい。状況の変化として語り、相手の功績を立てる。
NG（過去を否定）
今の定例会議は無駄が多く非効率です。やめるべきです。
OK（状況変化＋功績を立てる）
定例会議は立ち上げ期に足並みを揃えるのに役立ってきました。
人数も増えて自律的に動ける今、形を変えるタイミングだと思います。
まず1ヶ月、報告は資料共有に切り替えて試させてください。
例1：在宅勤務を週2日に増やす
【提案】在宅勤務を週2日に増やすことを承認してください。来月から3か月の試験運用にしたいです。
◎ 現状の課題
通勤に往復2時間かかり、集中して作業する時間を確保しにくい。
資料作成は1人で進める作業が多く、出社の必要性が低い。
◎ 提案する理由
移動時間を作業に充てられ、締め切り前の残業を減らせる。
週2日に絞れば、対面が必要な会議や相談は出社日にまとめられる。
◎ リスクと対策
連携が滞らないよう、出社日を火・木に固定してチームで揃える。
3か月後に稼働と成果を振り返り、継続するか判断する。
例2：採用管理ツールの導入（他ツール比較あり）
【提案】採用管理ツールをHRtable（月額3万円）で導入したいです。
Googleスプレッドシートで管理している採用フローを移行する承認をお願いします。
◎ 現状の課題
選考状況の共有にメール往復が発生し、1件あたり平均30分かかっている。
スプレッドシートの更新漏れで、面接の重複が月2〜3件発生している。
◎ 他ツールとの比較検討
・HRtable（月額3万円）— 採用サイトとAPI連携できる
・Recruit Board（月額2万円）— API連携できないため見送り
→推奨：HRtable（連携で更新漏れと面接重複を防げる）
◎ コスト対効果
月額3万円に対し、現在の対応工数（月約20時間）を半減できる見込み。
例3：ノー残業デーの導入
【提案】毎週水曜日をノー残業デーにしたいです。
定時の18時退勤を原則とすることを承認していただきたいです。
◎ 現状の課題
・定時以降は集中力が落ち、同じ作業でも時間がかかる
・平均残業時間は月40時間で、その時間帯の生産性は低い
◎ 提案する理由
・終わり時間を逆算することで生産性が上がる
・残業の常態化を防ぐことで離職リスクを下げられる
・週1回から始めることでまず効果を検証できる
◎ 補足
急ぎの仕事が入った場合は例外を認め、翌日に繰り越すルールとする。